Kaufmännische Assistenz / Office Manager (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen unsere Geschäftsführung sowie das TGA-Planungsteam in administrativen und operativen Tätigkeiten, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten
• Dies umfasst die eigenverantwortliche Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Im Rahmen unserer Bauprojekte sind Sie für das Angebots- und Auftragswesen zuständig, unterstützen bei der Projektplanung und -koordination, der Zusammenstellung von Dokumenten sowie der abschließenden Archivierung von Planungsakten
• Bei der Planung, Vorbereitung und Umsetzung von Kundenterminen, internen Meetings oder Teamevents können wir auf Ihre Unterstützung zählen
• Darüber hinaus übernehmen Sie auch buchhalterische Aufgaben wie die Rechnungslegung, Kontrolle von Eingangsrechnungen, Bearbeitung von Nachträgen, das Mahnwesen sowie die Spesen- und Reisekostenabwicklung
• Für Kunden und Angestellte sind Sie zuverlässige Ansprechperson, die mit Rat und Tat zur Seite steht
  
  

Das bringen Sie mit:

• Ihre kaufmännische Ausbildung z. B. als Kauffrau für Bürokommunikation oder Industriekaufmann haben Sie erfolgreich abgeschlossen, alternativ bringen Sie eine vergleichbare Qualifikation mit
• Sie konnten bereits erste Berufserfahrung in vergleichbarer Position sammeln, vorzugsweise in der kaufmännischen Abwicklung von (TGA) Bauprojekten
• Die gängigen MS Office Programme (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) können Sie sicher anwenden und sind technikaffin, um sich in weitere Programme schnell einarbeiten zu können (z. B. Rechnungs- und Zeiterfassungssystem)
• Grundkenntnisse in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) sind wünschenswert, jedoch nicht zwingend erforderlich
• Sie sind ein Organisationstalent – Dank Ihrer selbstständigen und zuverlässigen Arbeitsweise fällt es Ihnen leicht, auch bei parallel laufenden Aufgaben den Überblick zu behalten
• Ihr ausgeprägter Teamgeist, Kommunikationsstärke und ein freundliches Auftreten zeichnen Sie aus
  
  

Das bieten wir: